ما ضرورة تحويل نظام الحضور والانصراف التقليدي إلى ذكي؟

images

مديرًا كنت أم مسؤولاً في الموارد البشرية أو حتى في القسم التقني في منشأتك، بالتأكيد أنك تهتم بأنظمة تضبط ساعات العمل وذلك لتوفير الوقت والمجهود في متابعة ساعات العمل، ويمكن حصر مصطلح “الحضور والانصراف” في متابعة الوقت الذي يستغرقه العامل في أداء مهامه، ولكن بعض هذه الأنظمة لا تتجاوز حد ضبط حضور وانصراف الموظفين فقط، حتى أنها لا تستطيع ضبط التحايل على هذه الأنظمة، إذًا ما الحل؟

لنطرح عليك سؤالاً مهمًا: “هل تقتصر أهمية أنظمة الحضور والانصراف على ضبط حضور ومغادرة الموظفين فقط ؟”

بالطبع هو ليس الهدف الأساسي بالرغْم أننا يَجِبُ ألاّ نغض النظر عن أهمية هذه النقطة والتي تحقق العدالة بين الموظفين، ولكن ما أهمية أنظمة الحضور والانصراف بشكل عام ؟

من أهم فوائد أنظمة الحضور والانصراف هي تحقيق السعادة للموظف المجتهد، وذلك باحتساب أجره بكل دِقَّة وتقيمة تقييم مرضي بناءًا على قياس زيادة إنتاجيته المعتمدة على التزامه، كما أنه يقلل حدوث الأخطاء الناجمة عن أي خطأ بشري  وبذلك تقليل التكاليف، ومن ضمن الفوائد أيضًا:  تعزيز مِيزة الآمان بحصر عدد المخولين لهم الدخول للنظام والتعديل على بيانات الموظفين .

ولكن ما هي أنظمة الحضور الذكية؟ ولما علينا التفكير بها؟

نحن نعلم مدى الجهود التي تبذلها الشركات لرفع إيراداتها وبذلك بقاءها في السوق، ولذلك فإن التحول الرقمي الحالي هو الاستراتيجية الأمثل لتحقيق هذه التطلعات، ومن هذا المنطلق نذكر أن التقنيات السحابية لم تساهم في إدارة الوقت فحسب بل أثبتت قدرتها على تغيير الأعمال وزيادة المرونة.

وفقًا لدراسة مقدمة من شركة Wasp Barcode Technologies بأن 20% من الشركات الصغيرة تنوي شراء أدوات لتحسين إنتاجية الموظفين، و وفقًا لاستطلاع نشرته SelectHub 57% من الشركات تخطط إلى شراء أنظمة للموارد البشرية خلال الأشهر المقبلة.

ولكن! ما هي الأمور التي تحثنا على شراء أنظمة حضور ذكية؟

الدقة:

تدني نسبة الخطأ في أنظمة الحضور الذكية بما يخص إصدار التقارير وبيانات الموظفين.

الجانب الاقتصادي: 

تكاليف الصيانة ليس الأمر الوحيد المتعلق بالتكاليف الإضافية لأنظمة البصمة التقليدية، فبيانات الموظفين غير الدقيقة قد تكلفك، وكذلك التغيب عن العمل بشكل مستمر وغير مخطط له . 

الكفاءة والإنتاجية:

توفير الوقت في معالجة التقارير وإعداد خطط الدوام وتنظيم الإجازات والمغادرات ساعات العمل يعني رفع إنتاجية المؤسسة.

الِالتزام:

زيادة وعي الموظف بقوانين العمل وتجنب أي انتهاكات قد تكلف الموظف والمسؤول مبالغ طائلة.

نصائح للحصول على نظام حضور وانصراف ذكي فعال؟

عند استبدال نظام الحضور التقليدي بنظام حضور ذكي، يجب عليك مراعاة التالي:

نظام قادر على ربط الفروع:

لا توفر الأنظمة التقليدية القدرة على ربط الفروع إلا بوجود تقنيات معقدة، لذا عليك التوجه للتحويل  لنظام حضور يساعد على  ربط الفروع بأقل تكلفة وجهد. 

نظام يوفر تقارير دقيقة ولحظية:

التوجه لنظام  يوفر تقارير تشمل جميع بيانات الموظفين: كالحضور والانصراف والغياب والإجازات و كُشوفات الرواتب وغيرها.

نظام يدعم العمل المرن:

نظام يوفر إعداد خطط عمل مرنة للموظفين، وهذا يحدث تغيير كامل في طبيعة  العمل مما يحقق الفائدة على الموظف والمنشأة على حدٍ سواء.

نظام قادر على تحديد الموقع والهوية معًا:

يجب أن يحتوي النظام على تقنيات دقيقة لإثبات هوية الموظفين بأكثر من طريقة ، كما ويجب ان يحتوي النظام على تقنيات تساعد في اثبات مواقع الموظفين سواء داخل او خارج المنشأة. 

هل هناك فوائد لأنظمة الحضور تعود الموظف ؟

بالطبع: ولنذكر أهم أربعة منها:

العدالة:

هذه الأنظمة تحقق العدالة ما بين الموظف الملتزم ودونه من الموظفين غير الملتزمين، مثل حساب الرواتب، وساعات العمل الإضافية، وغيرها.

المرونة:

دائمًا ما يبحث الموظفين عن التطبيق الفعلي لسياسات العمل المرن، وذلك لتحقيق جميع اِحتياجاتهم باِختلاف الظروف الخاصة بكلٍ منهم.

الِالتزام:

تعريف الموظف بقوانين العمل وتجنب انتهاكها.

الرؤية:

تحقيق الشفافية داخل نطاق العمل، التي تحقق اِتخاذ قرار سليم من قبل المسؤول بحق الموظف.

بالنظر إلى جميع هذه الفوائد التي تدعم عمل الموارد البشرية في إدارة الموظفين، هل ترغب في الحصول على تجربة مجانية لنظام أفيلو للحضور الذكي والذي يوفر العديد من المميزات الفريدة في ضبط حضور وانصراف الموظفين ؟ إذًا ماذا تنتظر؟